Первый Бит» автоматизировала работу с заказами в ГК «Ровен

Группа компаний «Ровен», российский производитель и поставщик вентиляционного оборудования, завершила проект по интеграции «Битрикс24» и «1С:УПП», реализованный специалистами компании «Первый Бит». Внедренное решение обеспечило сквозное управление продажами и документооборотом, позволило сократить операционные затраты, оптимизировать бизнес-процессы и значительно ускорить обработку заказов клиентов.

До начала проекта менеджеры ГК «Ровен» использовали разрозненные информационные системы: работа с клиентами и сделками велась в CRM «Битрикс24», а оформление заказов, договоров, отгрузок и других операционных документов — в «1С:УПП». Данные по сделкам требовалось переносить из CRM в учетную систему вручную, связь между статусом сделки и фактическим состоянием заказа отсутствовала. Для отправки счетов и коммерческих предложений менеджеры сохраняли печатные формы на диск, а затем вручную прикрепляли их к карточке сделки, что увеличивало временные затраты и повышало риск ошибок. Это побудило руководство инициировать проект по созданию бесшовной интеграционной архитектуры.

В ходе проекта «Первый Бит» настроил двустороннюю синхронизацию контрагентов и контактных лиц между «Битрикс24» и «1С:УПП», сформировав единую и актуальную клиентскую базу. Для предотвращения дублирования записей реализована сверка по ИНН и наименованию. Ключевым элементом стала автоматическая регистрация заказа покупателя в «1С» при создании сделки в CRM, куда подтягиваются основные реквизиты: клиент, менеджер, объект, договор. Изменения, вносимые в заказ со стороны «1С:УПП», оперативно отражаются в сделке. Учитывая распределенную структуру компании с несколькими филиалами, настроили правила маршрутизации: сделка с указанием конкретного филиала инициирует создание заказа в базе «1С» соответствующего подразделения, тогда как общие справочники контрагентов синхронизируются со всеми базами одновременно.

Особое внимание уделено синхронизации статусов: при изменении в «1С» флагов «Оплата получена» и «Отгружено клиенту» информация автоматически обновляется в карточке сделки «Битрикс24», благодаря чему менеджеры видят актуальное состояние заказа напрямую в интерфейсе CRM. Доработана и подсистема печати: с общей формы печати в «1С» любой документ — счет или коммерческое предложение — можно в один клик выгрузить в сделку для последующей отправки клиенту через встроенные каналы коммуникаций (email, мессенджеры).

Руководитель отдела внедрения «Битрикс24» компании «Первый Бит» Евгений Пастощук подчеркнул, что первоочередной задачей стала именно двусторонняя синхронизация контрагентов и контактных лиц с защитой от дублей. Со стороны заказчика руководитель автоматизации направления «Битрикс24» ГК «Ровен» Александр Жучок отметил, что интеграция стала важным шагом в цифровой трансформации предприятия и устранила ключевые операционные проблемы, а время отправки счетов и коммерческих предложений сократилось до 2–3 кликов.

По итогам проекта время обработки заказов уменьшилось в несколько раз благодаря автоматической синхронизации, исключены ошибки ручного ввода, менеджеры получили возможность отслеживать все актуальные изменения по сделкам в CRM и быстрее реагировать на запросы, а руководство — доступ к точным данным о статусах сделок, оплат и отгрузок в режиме, близком к реальному времени. Достигнутые результаты создали в ГК «Ровен» технологическую основу для дальнейшего масштабирования сквозной цифровой среды — от первого контакта с клиентом до закрытия сделки и последующего сервисного сопровождения объектов.

Источник